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Organisateur d'événements

 

Vous planifiez prochainement une festivité sur le territoire de la commune de Gerpinnes?

Afin de faciliter vos démarches et dans le but d’assurer un suivi optimal à vos demandes d’autorisation, nous vous invitons à suivre les démarches suivantes.

Organisez-vous un événement privé ou un événement public?

Un événement privé est organisé sur invitation nominative, dans un lieu privé ou même dans une salle communale, et ne nécessite pas d’autorisation. L’accès au lieu est par ailleurs interdit à un public extérieur.

Un événement public est considéré comme tel dès lors qu’il est accessible à un public extérieur; qu’il soit à caractère sportif, culturel, folklorique ou social; qu’il soit organisé par une collectivité locale ou une personne privée. Il nécessite une autorisation préalable de l’autorité compétente.

Quels documents devez-vous transmettre à l’administration communale lorsque vous organisez un événement public?

Nous vous prions d’introduire votre dossier au minimum 30 jours calendrier avant la date de la manifestation de préférence par mail à l’adresse c2VjcmV0YXJpYXRAZ2VycGlubmVzLmJl ou par pli postal à l’administration communale de Gerpinnes – Secrétariat général – 11 avenue Astrid – 6280 Gerpinnes.

Votre dossier sera considéré comme complet dès lors qu’il comportera les documents suivants :

  1. La demande d’autorisation écrite: elle précisera les lieux, dates et description de l’événement ainsi que les coordonnées complètes de l’organisateur.
  2. Les annexes à la demande d’autorisation écrite:
  • Soit le dossier sécurité : à compléter pour les événements rassemblant plus de 200 personnes en intérieur et plus de 400 personnes en extérieur ainsi que pour les manifestations suivantes:

- grands feux et cortèges carnavalesques
- courses (nature, run and bike, VTT endurance, Nature dog run, lampiris 15 Km, jogging de la fraternité, triathlon vert…)
- soirées en plein air
- camps militaires et reconstitutions
- marches folkloriques
- marchés de noël
- brocantes
- endurance équestre, bénédictions des animaux

  • Soit le formulaire simplifié : à compléter pour les événements rassemblant moins de 200 personnes en intérieur et moins de 400 personnes en extérieur.
  • Le formulaire de prêt de matériel : il sera joint au dossier si vous désirez emprunter du matériel.
  • Le plan détaillé de l’itinéraire: uniquement dans le cas où les activités proposées comportent un parcours itinérant (randonnée auto-moto, cycliste, équestre, cortège, balade…).

Remarque importante: pour un événement de plus grande ampleur, il est possible que l’administration communale vous demande de remplir un dossier de sécurité et/ou de participer à une réunion de coordination « sécurité » et ce, afin de préparer au mieux la manifestation.

Mesures de prévention en matière de sécurité - Conseils pratiques à l’attention de l’organisateur Le risque zéro n’existe pas.
L’organisation d’un événement nécessite une attention particulière en matière de sécurité. Afin d’informer au mieux tout organisateur d’événement, la commune de Gerpinnes a souhaité mettre à la disposition du public quelques conseils pratiques. Les fiches qui suivent donnent un aperçu non-exhaustif des mesures de prévention à prendre en considération pour que votre événement soit une réussite.